Ведущая группа должностей

Регулирование бюджетной системы;

Экономика, финансы и аудит;

Вологодская область;

Вологда;

Отдел организационной работы;

Ведущая;

Другое;

160000, обл. Вологодская, г. Вологда, ул. Герцена, д. 2

Обязанности

Должностные обязанности:

Осуществляет:

прием и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции в автоматизированной системе;

отправку почтовой корреспонденции, в том числе заполнение уведомлений к заказным и простым письмам, фальцовку, конвертирование, заполнение реестров к заказным и простым письмам, выдачу уведомлений под роспись исполнителю;

составление отчетов и ведение реестров о расходовании средств на отправку почтовой корреспонденции;

прием и регистрацию обращений граждан и ответы на них в автоматизированной системе;

контроль за рассмотрением обращений граждан и организаций в Министерстве финансов области;

подготовку отчетов и информаций по рассмотрению обращений граждан и организаций в Министерстве финансов области;

размещение отчетов и информаций по рассмотрению в Министерстве финансов области обращений граждан и организаций на официальном сайте Министерства финансов области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

взаимодействие с органами исполнительной государственной власти области, органами местного самоуправления, организациями по вопросам, входящим в компетенцию ведущего консультанта;

ведение делопроизводства в управлении:

• составление номенклатуры дел управления на очередной год;
• оформление номенклатуры дел управления;
• подготовку к сдаче в архив номенклатурных дел управления;
• оформление описей и номенклатурных дел управления постоянного и временного срока хранения для передачи в архив, для уничтожения;

формирование заявок:

• на ремонт помещений, занимаемых Министерством финансов области;
• на обеспечение мебелью государственных гражданских служащих области в Министерстве финансов области (далее – госслужащие);
• на получение канцелярских принадлежностей, бумаги для госслужащих;
• на предоставление автотранспорта госслужащим;
• на таблички для кабинетов госслужащих;
• на предоставление залов Правительства области для мероприятий Министерства финансов области;
• на смену экспозиции (картины) в холле 4 этажа здания Правительства области (согласование с исполнителем, обеспечение присутствия грузчиков и автотранспорта).

Контроль:

• почтовых отправлений (выдача уведомлений исполнителям, Работа в личном кабинете Министерства финансов области на официальном сайте исполнителя по оказанию услуг почтовой связи);
• качества выполнения ремонтных работ для Министерства финансов области;
• исполнения приказов, распоряжений и решений коллегии Министерства финансов области.

Подготовку информации об исполнении приказов, распоряжений и решений коллегии, поставленных на контроль.

Определение потребности в обеспечении мебелью госслужащих.

Работу по взаимодействию с ветеранами Министерства финансов области.

Взаимодействие с гражданами, государственными гражданскими служащими, службами органов исполнительной государственной власти, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления по вопросам, входящим в его компетенцию, в соответствии с положением о Министерстве финансов области, структурном подразделении, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами.

Является:

ответственным за осуществление контроля за сроками рассмотрения обращений граждан и организаций в Министерстве финансов области;

уполномоченным лицом, ответственным:

• за онлайн работу по обращениям граждан на специализированном рабочем месте;
• за работу со справочным сетевым телефонным узлом с приложением «WEB Agent»;
• за обеспечение работы в постоянном режиме в течение рабочего времени автоматизированного рабочего места сетевого телефонного узла (далее - ССТУ) Правительства области;
• за взаимодействие с операторами ССТУ Правительства области;
• за поддержку в актуальном состоянии информации об уполномоченном лице, ответственном за взаимодействие с оператором ССТУ в электронном справочнике в закрытой сети ЕС ОГ на информационном ресурсе ССТУ.РФ;
• за ежеквартальное заполнение формы отчета о результатах рассмотрения обращений на Интернет - портале ССТУ.РФ;
• за подготовку 1 раз в полугодие отчета о результатах рассмотрения обращений, в том числе, для размещения на сайте Министерства финансов области информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Имеет право использования ключа электронной подписи (далее – ЭП) руководителя Министерства финансов области для подписания исходящих документов в автоматизированной системе электронного документооборота при наличии собственноручной подписи руководителя Министерства финансов области на бумажном носителе.

Контролирует обеспечение согласования руководителями структурных подразделений ответов на обращения граждан с начальником управления правовой и организационной работы.

Заверяет копии документов Министерства финансов области за исключением копий постановлений, определений по делам об административных правонарушениях, трудовых книжек, приказов и распоряжений Министерства финансов области.

Составляет письма, ответы по вопросам компетенции управления за подписью начальника управления правовой и организационной работы, руководителя Министерства финансов области, заместителя Губернатора области.

Оказывает методическую помощь и проводит консультирование специалистов структурных подразделений Министерства финансов области по вопросам документооборота.

Требования

русского языка (основные правила орфографии и пунктуации, основные орфоэпические, лексические и грамматические нормы русского языка, функционально-стилевая специфика текстов, относящихся к сфере официально-делового общения); Конституции Российской Федерации; Устава области; структуры и полномочий органов государственной власти Российской Федерации, области и местного самоуправления; законодательства о государственной гражданской службе; законодательства о противодействии коррупции; основ делопроизводства и документооборота (порядка рассмотрения обращений граждан в части требований к письменным обращениям граждан, порядка их направления, регистрации и рассмотрения, особенностей рассмотрения отдельных обращений граждан, в том числе направленных в электронном виде, правовых последствий, предусмотренных за нарушения требований к порядку рассмотрения обращений граждан, установленных законодательством Российской Федерации, основ работы с документами, Регламента Правительства области, Инструкции по делопроизводству в государственном органе области); служебного распорядка государственного органа области; правил деловой этики; правил и норм охраны труда; техники безопасности и противопожарной защиты;

Постановление Правительства Вологодской области от 28 декабря 2012 года № 1601 «Об утверждении Регламента Правительства Вологодской области».;

умения, характеризующие профессиональные и личностные качества: проведения встреч и общения с гражданами, а также представителями организаций; выявления происходящих изменений и корректировки действий в целях повышения результативности; невербального общения; работы с разными источниками информации, с разнородными данными (статистическими, аналитическими), а также с большим объемом информации; анализа множества взаимодействующих факторов, основываясь на неполной и/или противоречивой информации; владения методикой системного анализа; подготовки служебных писем, включая ответы на обращения государственных органов, граждан и организаций; подготовки рекомендаций; выявления индивидуальных сильных и слабых сторон, потребности в развитии, происходящих изменений в целях повышения результативности; выстраивания связи между персональным развитием, целями и задачами, стоящими перед структурным подразделением; организации и проведения совещаний, конференций, семинаров; разрешения конфликтных ситуаций; использования разнообразных тактик речевого обращения; своевременного выявления и предупреждения проблемных ситуаций, которые могут привести к конфликту между членами команды; системного мышления: воссоздание полной картины событий на основании отдельных фактов; целеполагания; формирования прогностических моделей; выступления перед коллегами (гражданами) на производственных совещаниях, семинарах и других мероприятиях; ораторского искусства; выстраивания эффективных коммуникаций с широкой целевой аудиторией при разных условиях взаимодействия; составления текущих и перспективных планов достижения цели государственного органа структурных(ого) подразделений(я) или проектных(ой) групп(ы) с учетом необходимых ресурсов, возможных изменений обстоятельств и влияния внешних факторов; планирования и координации проектов от стадии инициирования до стадии завершения; осуществления контроля над ходом исполнения документов, проектов и решений поставленных задач государственного органа структурных(ого) подразделений(я) или проектных(ой) групп(ы); контроля над эффективным использованием всех ресурсов; контроля условий, целей, процессов коммуникации, времени, рисков, затрат и издержек, качества итогового продукта, услуги; просчета рисков при принятии решений; передачи знаний и умений, развития способностей подчиненных; кадрового анализа и планирования с учетом организационных целей, бюджетных ограничений и потребности в кадрах;

• организация и обеспечение выполнения задач, практического применения нормативных правовых актов, квалифицированного планирования работы, анализа и прогнозирования, организации работы по эффективному взаимодействию с государственными органами, с гражданами и организациями, с системами межведомственного взаимодействия; - подготовка информационно-справочных материалов; знания и умения в области информационно-коммуникационных технологий согласно приложению 3 к должностному регламенту.

Условия

Дополнительная информация о должности: направление деятельности - организационная работа;

График работы: 5-ти дневная с.н. с 08-00 до 17-00;

Командировки: Нет;

Социальный пакет: В соответствии с законодательством;

Адрес приема документов: г. Вологда, ул. Герцена, д. 2, кабинет 401;

Время приема документов: пн.-пт.: с 08:00 до 17:00 (перерыв с 12:30 до 13:30);

Электронная форма подачи документов: да;

Документы:

Документы для участия: СПИСОК.pdf -

Оценочные материалы: Методы оценки.pdf -